À Clearsights, nous aimons garder les choses simplifiées, transparentes et facile à comprendre. Ceci est spécialement vrai pour les services offerts. Nous ne sommes comme nul autre compagnie qui offre des besoins standards, nous n’offrons pas de plans standards, vu que votre communauté est unique, il en va de même pour notre service.
Choissisez parmi trois differents choix que nous vous suggèrons; tout dépendant de vos besoins : notre forfait le clearEcono couvre la base de vos finances et autres, le clearStandard inclus la gestion des comptes et les paiements et notre forfait clearMax inclus de a à z, de la gestion des fournisseur à la gestion statégique proactive, pour être assuré que votre gestion de condo est sans embûches.
clear ECONO |
clear STANDARD |
clear MAX |
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Budget et états financiers |
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Budget courant (revenus et dépenses) | |||
Gestion du fonds de prévoyance | |||
Management of the contingency fund | |||
Banking Reconciliation | |||
Préparation de la conciliation bancaire | |||
Charges communes | |||
Répartition des charges entre les copropriétaires | |||
Préparation des avis de cotisation (demande de paiement des charges communes auprès des copropriétaires) | |||
Perception des charges et si nécessaire leur mise en recouvrement | |||
Dépôt des sommes perçues et gestion des opérations courantes du syndicat | |||
Gestion de la trésorerie | |||
Règlement des factures de la copropriété | |||
Préparation de l’état des revenus et dépenses vs. le budget | |||
Gestion des placements du fonds de prévoyance dans des valeurs sûres | |||
Règlement de paies des employés | |||
Préparation les documents nécessaires pour les transactions notariées | |||
Dépôt des déclarations d’impôts annuelles de la copropriété | |||
Contrôle et signature des chèques | |||
Négociation avec les créditeurs si un financement additionnel est requis |
clear ECONO |
clear STANDARD |
clear MAX |
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Documents officiels |
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Tenue du registre de la copropriété | |||
Communications |
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Préparation des documents relatifs à la convocation et à la tenue de l’assemblée des copropriétaires (annuelle ou spéciale) | |||
Rédaction des procès-verbaux d’assemblée et leurs communications | |||
Réception et traitement des demandes des copropriétaires pour le conseil d’administration | |||
Transmission des décisions du conseil d’administration aux copropriétaires, fournisseurs, ou aux tiers | |||
Secrétariat général de la copropriété | |||
Respect des règlements de la déclaration de la copropriété | |||
Insurance |
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Négociation des termes et des conditions pour le renouvellement des primes à la maturité (échéance et portée de garanties) | |||
Remplir et gestion de la documentation nécessaire | |||
Gestion des sinistres | |||
Recrutement |
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Recrutement du personnel sous la direction du conseil d’administration | |||
Gestion du personnel |
clear ECONO |
clear STANDARD |
clear MAX |
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Maintenance |
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Service de support 24/7 (en cas d’urgence) | |||
Supervision des travaux, respect des échéanciers, contrôle de la qualité, suivi relatif aux déficiences observées | |||
Inspection sommaire périodique de l’immeuble par des professionnels du bâtiment si nécessaire | |||
Établissement et la tenue à jour d’un plan de maintenance (gestion d’actifs, carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance) | |||
Suggestions pour les améliorations d’opérations et les aménagements existants | |||
Achat des biens nécessaires à l’entretien de l’immeuble | |||
Suivi des décisions du conseil d’administration en matière de travaux | |||
Planification et supervision des travaux majeurs de rénovation, construction, ou de transformation | |||
Analyse des dépenses majeures pour la mise à jour des installations | |||
Service concierge | |||
Contrats |
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Sélection des fournisseurs et la gestion des appels d’offres | |||
Négociation des contrats (ex : entretien, contacteurs, professionnels du bâtiment, concierge…) | |||
Analysis of tenders and submission of recommendations to the council to be taken into consideration | |||
Préparation des bons de commande | |||
Analyses des soumissions et transmission des recommandations au conseil d’administration qui s’y imposent |