À Clearsights, nous aimons garder les choses simplifiées, transparentes et facile à comprendre. Ceci est spécialement vrai pour les services offerts. Nous ne sommes comme nul autre compagnie qui offre des besoins standards, nous n’offrons pas de plans standards, vu que votre communauté est unique, il en va de même pour notre service.

Choissisez parmi trois differents choix que nous vous suggèrons; tout dépendant de vos besoins : notre forfait le clearEcono couvre la base de vos finances et autres, le clearStandard inclus la gestion des comptes et les paiements et notre forfait clearMax inclus de a à z, de la gestion des fournisseur à la gestion statégique proactive, pour être assuré que votre gestion de condo est sans embûches.

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ECONO
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STANDARD
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MAX
Budget et états financiers
     
Budget courant (revenus et dépenses)
Gestion du fonds de prévoyance
Management of the contingency fund
Banking Reconciliation
Préparation de la conciliation bancaire
Charges communes      
Répartition des charges entre les copropriétaires
Préparation des avis de cotisation (demande de paiement des charges communes auprès des copropriétaires)
Perception des charges et si nécessaire leur mise en recouvrement
Dépôt des sommes perçues et gestion des opérations courantes du syndicat
Gestion de la trésorerie      
Règlement des factures de la copropriété
Préparation de l’état des revenus et dépenses vs. le budget
Gestion des placements du fonds de prévoyance dans des valeurs sûres
Règlement de paies des employés
Préparation les documents nécessaires pour les transactions notariées
Dépôt des déclarations d’impôts annuelles de la copropriété
Contrôle et signature des chèques
Négociation avec les créditeurs si un financement additionnel est requis
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ECONO
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STANDARD
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MAX
Documents officiels
     
Tenue du registre de la copropriété
Communications
     
Préparation des documents relatifs à la convocation et à la tenue de l’assemblée des copropriétaires (annuelle ou spéciale)
Rédaction des procès-verbaux d’assemblée et leurs communications
Réception et traitement des demandes des copropriétaires pour le conseil d’administration
Transmission des décisions du conseil d’administration aux copropriétaires, fournisseurs, ou aux tiers
Secrétariat général de la copropriété
Respect des règlements de la déclaration de la copropriété
Insurance
     
Négociation des termes et des conditions pour le renouvellement des primes à la maturité (échéance et portée de garanties)
Remplir et gestion de la documentation nécessaire
Gestion des sinistres
Recrutement
     
Recrutement du personnel sous la direction du conseil d’administration
Gestion du personnel
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ECONO
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STANDARD
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MAX
Maintenance
     
Service de support 24/7 (en cas d’urgence)
Supervision des travaux, respect des échéanciers, contrôle de la qualité, suivi relatif aux déficiences observées    
Inspection sommaire périodique de l’immeuble par des professionnels du bâtiment si nécessaire    
Établissement et la tenue à jour d’un plan de maintenance (gestion d’actifs, carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance)    
Suggestions pour les améliorations d’opérations et les aménagements existants    
Achat des biens nécessaires à l’entretien de l’immeuble    
Suivi des décisions du conseil d’administration en matière de travaux    
Planification et supervision des travaux majeurs de rénovation, construction, ou de transformation    
Analyse des dépenses majeures pour la mise à jour des installations    
Service concierge    
Contrats
     
Sélection des fournisseurs et la gestion des appels d’offres    
Négociation des contrats (ex : entretien, contacteurs, professionnels du bâtiment, concierge…)    
Analysis of tenders and submission of recommendations to the council to be taken into consideration    
Préparation des bons de commande    
Analyses des soumissions et transmission des recommandations au conseil d’administration qui s’y imposent